Candidate Experience & Operations Associate (m/w/d)
Source: Arbeitnow
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AI Summary Powered by Gemini
This role involves managing the candidate experience for international physicians while building and scaling AI-driven recruitment workflows. It is an ideal opportunity for an operations professional with a passion for automation and process optimization in the healthcare sector.
Job Description
Du bist der menschliche Kern eines KI-gestützten Vermittlungsprozesses. MediSteg bringt approbierte internationale Ärztinnen und Ärzte an deutsche Kliniken — und du stellst sicher, dass jeder Schritt dieses Prozesses sowohl menschlich exzellent als auch technisch sauber ist. Du bist Gesprächspartnerin für Ärzte/-innen in einem der wichtigsten Schritte ihrer Karriere. Und du baust gleichzeitig die Automatisierungen, die MediSteg skalierbar machen. Aufgaben People & Prozess Koordination und Vor-/Nachbereitung von Erstgesprächen zwischen Ärzten/-innen und Kliniken Begleitung und Logistik von Hospitationen Kommunikation mit Ärzten/-innen auf Englisch und Deutsch durch den gesamten Prozess Onboarding-Begleitung platzierter Ärzte/-innen in den ersten 6 Monaten am Standort Pflege der Kandidaten/-innendaten in HubSpot/Airtable mit hoher Disziplin und Sorgfalt Automatisierung & Tech Aufbau und Pflege von Prozessautomatisierungen (N8N / Make / HubSpot-Workflows) Integration von KI-Tools (Claude) in Kandidaten- und Klinik-Kommunikation Eigenständige Identifikation von Prozessbrüchen und Umsetzung von Lösungen Mitgestaltung des Tech-Stacks in einem frühen Stadium (Google Workspace, Slack, Airtable) Qualifikation Must-have 2–4 Jahre Erfahrung in Operations, Customer Success, Recruiting oder Projektmanagement mit direktem Personenkontakt Termintreue — Verbindlichkeit ist nicht verhandelbar: Du sagst, was du tust, und tust, was du sagst Ergebnis- und Erfolgsorientierung — Du misst dich an Output, nicht an Aktivität Empathie und professionelle Kommunikation auf Augenhöhe mit Fachärzten Technisches Grundverständnis und nachweisliche Offenheit für Automatisierungstools Deutsch fließend, Englisch sehr gut (C1+) Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten ohne Micromanagement Nice-to-have Erste eigene Automatisierungsprojekte mit N8N, Make, Zapier oder ähnlichen Tools Erfahrung mit HubSpot oder einem vergleichbaren CRM Hintergrund im Gesundheits-, Medizin- oder stark regulierten Umfeld Weitere Sprachen (Arabisch, Rumänisch, Georgisch) von Vorteil Benefits Echte Mitgestaltung einer KI-Plattform von Anfang an Direkter Zugang zu Gründer und kleinem, ambitioniertem Team Moderner Tech-Stack (Claude, N8N, Google Workspace, HubSpot) Flexible Arbeitsgestaltung Wir freuen uns über deine Bewerbung! Find Jobs in Germany on Arbeitnow
Full Description
Du bist der menschliche Kern eines KI-gestützten Vermittlungsprozesses. MediSteg bringt approbierte internationale Ärztinnen und Ärzte an deutsche Kliniken — und du stellst sicher, dass jeder Schritt dieses Prozesses sowohl menschlich exzellent als auch technisch sauber ist. Du bist Gesprächspartnerin für Ärzte/-innen in einem der wichtigsten Schritte ihrer Karriere. Und du baust gleichzeitig die Automatisierungen, die MediSteg skalierbar machen. Aufgaben People & Prozess Koordination und Vor-/Nachbereitung von Erstgesprächen zwischen Ärzten/-innen und Kliniken Begleitung und Logistik von Hospitationen Kommunikation mit Ärzten/-innen auf Englisch und Deutsch durch den gesamten Prozess Onboarding-Begleitung platzierter Ärzte/-innen in den ersten 6 Monaten am Standort Pflege der Kandidaten/-innendaten in HubSpot/Airtable mit hoher Disziplin und Sorgfalt Automatisierung & Tech Aufbau und Pflege von Prozessautomatisierungen (N8N / Make / HubSpot-Workflows) Integration von KI-Tools (Claude) in Kandidaten- und Klinik-Kommunikation Eigenständige Identifikation von Prozessbrüchen und Umsetzung von Lösungen Mitgestaltung des Tech-Stacks in einem frühen Stadium (Google Workspace, Slack, Airtable) Qualifikation Must-have 2–4 Jahre Erfahrung in Operations, Customer Success, Recruiting oder Projektmanagement mit direktem Personenkontakt Termintreue — Verbindlichkeit ist nicht verhandelbar: Du sagst, was du tust, und tust, was du sagst Ergebnis- und Erfolgsorientierung — Du misst dich an Output, nicht an Aktivität Empathie und professionelle Kommunikation auf Augenhöhe mit Fachärzten Technisches Grundverständnis und nachweisliche Offenheit für Automatisierungstools Deutsch fließend, Englisch sehr gut (C1+) Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten ohne Micromanagement Nice-to-have Erste eigene Automatisierungsprojekte mit N8N, Make, Zapier oder ähnlichen Tools Erfahrung mit HubSpot oder einem vergleichbaren CRM Hintergrund im Gesundheits-, Medizin- oder stark regulierten Umfeld Weitere Sprachen (Arabisch, Rumänisch, Georgisch) von Vorteil Benefits Echte Mitgestaltung einer KI-Plattform von Anfang an Direkter Zugang zu Gründer und kleinem, ambitioniertem Team Moderner Tech-Stack (Claude, N8N, Google Workspace, HubSpot) Flexible Arbeitsgestaltung Wir freuen uns über deine Bewerbung! Find Jobs in Germany on Arbeitnow